近年、宿泊業界では深刻な人手不足が続くなか、限られた人員でいかに効率的に複数店舗を運営するかが重要な経営課題となっています。
施設を1つだけ運営しているうちは、売上も予約も空室も、その1か所を見れば把握できました。ところが施設が2つ、3つと増えると話が変わります。たとえば「今月、グループ全体でいくら売れたか」を知りたいとき、売上は施設ごとに別々に記録されているため、1施設ずつ数字を確認し、最後に手作業で足し合わせなければなりません。
施設が増えるほど、確認して回る施設も、集計する数字も増えていく。この記事では、こうした手間を一つずつ整理しながら、一元管理システムでどこまで軽くできるのかを見ていきます。
なぜ、施設が増えると管理が一気に大変になるのか
施設が増えれば、その分だけ業務量が増えます。ただ、多店舗運営の負担は、施設の数に比例して増えるだけではありません。1施設なら予約・売上・空室を1セット確認すればすみますが、施設が増えると、そこに「全施設を合わせると今どうなっているか」をまとめる作業が新たに加わります。
各施設の数字を集めて、形式を揃えて、足し合わせる——施設ごとの仕事に、この合算の仕事が上乗せされる。これが、施設を増やすと管理が思った以上に重くなる理由です。
多店舗経営でよく起きる3つの課題
施設が増えたときに生じやすい、代表的な課題を3つ挙げます。
課題① 月末の売上集計に多くの時間がかかる
月末になると、各施設の売上を1つにまとめる作業が待っています。数字は施設ごとにExcelやメールでばらばらに届くため、本部で1つの表に入力し直し、足し合わせて、ようやくグループ全体の売上が見えてきます。この集計だけで半日とられることもめずらしくなく、本来やりたい「どの施設を伸ばすか」を考える前に、時間を使い切ってしまいます。
課題② 各施設の現在の状況を、本部からまとめて把握しづらい
複数の施設を運営していると、各施設の現在の状況をまとめて把握しづらくなります。どの施設がどれくらい埋まっているか、客室や清掃の状況はどうか——こうした情報が施設ごとに分かれているため、全体を確認しようとすると、結局それぞれの施設に問い合わせることになります。施設が増えるほど、状況をつかむだけで手間がかかります。
課題③ 施設を増やすたびに、運用を一から作り直す
施設を1つずつ増やしてきた結果、予約の取り方もチェックインの手順も、使うシステムも施設ごとに別々、というケースは少なくありません。新しい施設を立ち上げるたびに、運用やシステムを一から組み直し、スタッフへの教育もゼロから始めることになります。施設ごとにやり方が固まっていくほど、全体をそろえたり、まとめて改善したりするのが難しくなります。
一元管理システムを入れると、何が変わるのか
ここまでの課題は、どれも情報が施設ごとに散らばっていることから生まれています。逆に、予約・売上・客室の状況といった情報を、施設をまたいで1か所に集めれば、本部にいながら全施設を見渡せます。それを実現するのが、MujInnのように複数施設を一元管理できるPMS(宿泊管理システム)です。
全施設の状況が、1つの画面に並ぶ
MujInnはクラウド型のため、運営する複数の施設を同じ画面でまとめて確認できます。予約の状況、宿泊者の情報、空室や清掃の状況が、施設をまたいで1つの画面に並びます。本部にいながら「今どの施設に何室空きがあるか」がすぐ分かるので、施設ごとに画面を開いて確認して回る必要がなくなります。
全施設の売上が、自動でまとまる
MujInnの売上管理機能では、「期間」「施設」「支払い方法」といった条件を選ぶだけで、全施設の売上をまとめて集計できます。数字を手で打ち直して足し算する必要はなく、集計データはCSVで出して会計ソフトにも取り込めます。施設ごとの売上を同じ基準で並べて比べられるので、どの施設が好調でどこをテコ入れすべきかも見えやすくなります。
予約をひとつにまとめ、部屋割りまで自動で
MujInnは、予約サイト(OTA)・自社サイト・電話からの予約を、ひとつのPMSにまとめて取り込めます。ただしOTAとの接続は「サイトコントローラー」(ねっぱん・手間いらず等)を経由する仕組みで、MujInn単体でOTAと直接つながるわけではありません。OTAの在庫はこのサイトコントローラーが同期するため、二重予約も防げます。MujInnはそこから予約を自動で取り込み、電話予約は管理画面に直接入力、部屋の割り当ても自動です。ばらばらだった予約が1か所にまとまり、確認や入力の手間が減ります。
人を増やさずに、施設を増やせる
多店舗経営でいちばんお金がかかるのは、施設ごとに必要なスタッフです。とくにチェックイン対応や夜間の常駐は、施設が増えるたびに人件費としてのしかかります。
MujInnは、お客様が自分で手続きを済ませて入室できるセルフチェックインや、暗証番号で解錠するスマートロック・スマートボックスと連携でき、スタッフが常駐しなくても運営が回ります。施設を増やすたびにスタッフを雇う構造から抜け出せるうえ、部屋割り・チェックイン・本人確認は標準機能で対応できるので、新しいスタッフでも迷わず使え、施設ごとのやり方のちがいも生まれにくくなります。
5つの施設を1つの画面で運用している事例も
導入事例： 有限会社いっとく
実際に、広島の有限会社いっとく様では、5つの施設にMujInnを導入し、1つの管理画面からまとめて運用しています。特別なオプションは使わず、標準機能だけで部屋割り・チェックイン・本人確認を実現し、うち3施設はタブレット1台で共通のチェックインを行えるようにしています。特別な仕組みを足さなくても、これだけの施設を1つの画面でまとめられている例です。
まとめ
複数施設を運営していて感じる「管理の重さ」は、その多くが情報の散らばりから生まれています。予約・売上・空室・客室の状況を1つにまとめ、本部から全施設を見渡せるようにすれば、集計や確認に追われていた時間を、経営判断やサービスの改善にあてられます。
MujInnは、複数施設の一括管理と各施設の省人化の両方を支えるPMSです。「自社の施設だと、どこまで1つにまとめられるか」を確認するだけでも、運営の負担を見直すきっかけになります。多店舗経営の管理に悩んでいる方は、お気軽に無料相談からお問い合わせください。
